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転職面接の日程調整メールの基本マナーと注意点とは。確定メールの返信はいる?

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「転職面接の日程調整は、メール?電話?」
「日程調整のマナーとかポイントってある?」

初めての転職活動の方は特に、このような想いをおもちの方が多いのではないでしょうか。

この記事では、日程調整のマナーや注意点、日程が合わない場合の対応まで、詳細を解説します。

日程調整も、あなたの印象を左右する重要な要素です。

マイナスな印象を与えないように、きちんと理解していきましょう。

転職面接日程

転職面接日程の基本

転職面接の日程は、連絡を受けてから1〜2週間後の日程で、平日の10時開始〜18時終了あたりが基本です。

つまり、企業の一般的な勤務時間内に完結するという考え方です。

ただし、現職在籍中に転職活動をする方が多いため、19時開始くらいまでは対応してくれる企業が多いです。

転職面接の日程調整で、土日を依頼するのは避けた方が良いです。

まず対応してくれませんし、「平日に調整ができないなんて自社に対する興味が薄いのか」と思われかねません。

参考記事:転職面接の時間帯は何時頃が良い?日程調整の仕方と時間のつくり方まで解説。

転職面接の日程調整はどうやってやる?

転職面接の日程調整は、どのような方法で実施するのか、詳細を見ていきましょう。

日程調整はメールが基本

転職面接の日程調整は、メールで行うのが基本です。

企業から指定された日程の中から選択する場合
求職者から希望日程を複数幅広く提示する場合

の2パターンがありますが、いずれもメールにて連絡します。

転職エージェントを使っている場合はエージェント経由で、そうでない場合は企業と直接やり取りします。

電話での調整をする場合

メールが基本ではあるものの、転職面接の日程調整は電話でする場合もあります。

面接当日の日程変更はもちろん、前日や2日前など、緊急の場合は必ず電話で日程の連絡をしましょう。

メールでの日程調整の基本マナー

ここからは、メールでの日程調整の基本マナーについて解説します。

マナーを押さえてメール連絡をしないと印象を悪くすることに繋がりますので、きちんと確認しておきましょう。

社用メールではなく個人メールで連絡する

転職面接の日程調整をする場合には、社用のメールアドレスではなく、個人のメールアドレスで実施するのが常識です。

社用メールで転職活動をしてしまう人は、公私混同と捉えられ、転職後の業務に対して懸念をもたれてしまいます。

社用メールで明らかに業務時間中に連絡をしてしまうなどは言語道断で、注意が必要です。

転職活動は、「現在在籍中の会社の人間として」ではなく、「あなた個人として」行うというのが鉄則です。

24時間以内に返信

メールの返信は、確認したらできるだけ早く、遅くとも24時間以内には返信をすることがマナーです。

中途採用をしている企業は、あなた以外にも多くの候補者を相手にしていることが多く、当然レスが早くスムーズに日程調整できる方の方が印象は良いものです。

また、ビジネスパーソンとしてレスの速さは重要ですので、できるだけ早く連絡をするようにしましょう。

すぐに判断できないような内容の場合は、返信せずに放置するのではなく、「確認しました。確定でき次第ご連絡します。」と、1次返信をしておくことをおすすめします。

件名は「用件・名前・Re残し」

ビジネスパーソンとして、メールの送り方におけるセンスは非常に重要です。

企業の採用担当や転職エージェントは、日々忙しい毎日を送っていて、大量のメールを処理していることが多いため、「メールの件名」をひと目で見て重要度を判断しているものです。

メールの件名の中に「用件・名前」が簡潔に書かれていると「誰から」「何のための連絡か」がすぐに把握できるので、好印象を与えられます。

また、先方からのメールに返信する際は、「Reを付けたまま」送るのが常識です。

何のやり取りにおける返信なのかがひと目でわかるため、Reはそのままで件名を変えずに返信するのがマナーです。

メールでの日程調整時の注意点

メールで日程調整をする際の注意点を解説します。

「知らなかった」で損をしないように、きちんと理解していきましょう。

転職面接平日

日程は複数幅広く提示する

面接日程の希望をメールで送る際には、必ず複数幅広く提示しましょう。

候補日程が少ないと、企業のスケジュールが合わない可能性が高まり、企業から再度日程を提案してもらうことになってしまいます。

企業からの提案日程の中で決まればまだ良いですが、合わない場合はまたさらに提案し直すことになってしまい、不要なやり取りが発生します。

少しでも無駄なやり取りを防ぐための気遣いとして、候補日程は複数幅広く提案しましょう。

何往復もやり取りをしない

面接の日程調整では、何度も往復をするのはよくありません。

単純にストレスですし、仕事ができないイメージを持たれてしまいます。

できるだけメールの回数は減らすのが基本で、少ない回数で調整できるようなやり取りにすべきです。

  • 企業からの提案が複数日程あったとしても、その中で1つの日程で確定を依頼する
  • あなたから日程を提示する場合は、できる限り複数幅広く提示する

など、やり取りが多くならないように工夫しましょう。

面接日程確定メールに返信しないのはNG

意外と抜けがちなのが、転職面接日程の確定メールに対する返信です。

企業からすると、「この日程で確定します。」というメールの中には、「よろしいですね?」という意味を込めています。

面接日程決定のメールというよりは、面接日程の確認メールという意味合いが強いため、必ず返信しましょう。

日程を復唱して、「上記日程で問題ありません。当日はよろしくお願い申し上げます。」だけで構いませんので、返信することが重要です。

よくあるお悩みへの対処法

ここからは、転職面接日程調整に関してよくある悩みへの対処法をご紹介します。

どうしても転職面接日程が合わない場合の対処法

転職面接の日程がどうしても合わない場合は、大きく3つの対策があります。

  1. 有給休暇(半休でも)をとる
  2. 早朝or夜遅くの時間で打診する
  3. 土日でお願いする

基本的には、1で対応するのをおすすめします。

中途採用をしている企業は、平日の日中の面接でも有給をとってくるのが当たり前と考えていることが多いです。

2、3はハードルが高い方法であるため、日程が合わないのであれば有給を取るしかないというのが一般的です。

どうしても有給がとれないということであれば、少しでも仕事を早く終わらせて、19時開始もしくはどんなに遅くとも20時開始で打診しましょう。

また、上述のように、土日の面接はほとんど無理と考えた方が良いです。

参考記事:転職面接は20時開始でもOK?平日の面接に行けない場合の対処法まで解説!

確定後に転職面接日程を変更したい場合

転職面接の日程変更をしたい場合、伝え方に注意をすれば変更可能です。

ただし、2回以上日程変更をするのはNGです。

  • 日程確定後に変更をするお詫び
  • 日程変更の理由
  • 変更後の日程を複数幅広く提案

大きくこの3点を交えて、丁寧に連絡をしましょう。

連絡をする際には、以下の2点のポイントをおさえて伝えましょう。

  • 変更する必要が出たらすぐに連絡する
  • 直前の変更や2〜3日前の変更の場合はお電話でお詫びをする

参考記事:転職・新卒面接の時間変更はあり?適切なのはメール?電話?お礼の仕方まで

ポイントを押さえてストレスなく転職面接日程調整を進めましょう

転職面接日程調整の方法、マナー、注意点について解説しました。

たかが日程調整と思うかもしれませんが、減点対象となるような言動をとってしまうのはNGです。

日程調整から面接は始まっていると捉え、失礼のないように、スムーズに日程調整を進められる準備をしていきましょう。

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