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転職・新卒面接の時間変更はあり?適切なのはメール?電話?お礼の仕方まで

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「面接の日程・時間の変更をしなければならないものの、そもそも日程変更はOK?」

「面接の日程・時間変更はメール?電話?」

このような不安をおもちの方が多いのではないでしょうか。

この記事では、面接の日程変更をする場合の注意点、変更の仕方まで詳細を解説します。

企業に失礼がないように、きちんと理解しておきましょう。

面接時間変更

面接日程変更は可能?

結論からお伝えすると、新卒・転職面接での日程・時間変更は可能です。

設定していた日程での面接がどうしても難しくなれば、日程を変更してもらえます。

面接の日程変更を理由に落ちることはない

面接の日程変更をすると面接に落ちるのかと不安に思う方もいるかと思いますが、新卒の場合も中途の場合も、面接の日程変更をしたことだけを理由に落ちることはありません。

面接の日程や時間を1回変更しただけでお見送りになることはまずありませんので、お見送りの場合は別の視点で反省をすることが必要です。

2回以上の日程変更はNG

新卒も中途も、面接の日程変更は問題ないものの、2回以上変更することはNGです。

1回までは仕方ないと受け取ってもらえますが、2回目以降は「スケジュール管理ができない人」という印象をもたれ、選考における1つの懸念点として考えられても仕方ないでしょう。

日程変更をする際の注意点

面接の日程変更をする際には、押さえておくべき重要な注意点が4点あります。

きちんと理解して、印象を悪くすることがないようにしていきましょう。

時間変更が必要になったらすぐに連絡する

まず重要なのは、時間変更をしなければならなくなった場合に、即座に連絡をするということです。

そもそも、面接官は貴重な時間を割いてあなたの面接を「していただいている」わけです。

ビジネスパーソンにとって時間は非常に重要で、あなたのためにとっていただいている時間も他のことのためにも使えるわけです。

少しでも早めに変更の連絡をしていれば、他の予定を入れられるかもしれません。

人として面接官への気配りができることが重要です。

変更する理由は印象が悪くならない範囲で正直に伝える

次に、代案は複数幅広く提示する

続いて、日程変更を依頼する場合は、代案を複数幅広く提示しましょう。

ただ「都合が悪くなりました」と伝えるだけではなく、あなたが都合の良い日程を3つ以上提示するのがマナーです。

提示する面接時間帯については、10時開始から遅くとも19時開始までで提示するようにしましょう。

参考:転職面接の時間帯は何時頃が良い?日程調整の仕方と時間のつくり方まで解説。

当日及び前日は印象が悪い

最後に、当日や前日の日程変更を2回やってしまうと本格的にアウトです。

どうしても変更をせざるを得ない場合は、「絶対に電話で」伝えましょう。

面接の日程変更はどうやってやる?

面接の日程変更方法

面接の日程変更はしても問題ないとはわかったものの、「面接の時間・日程変更はメール?電話?」と疑問に思う方が多いのではないでしょうか。

ここでは、面接の日程変更の方法を解説します。

転職エージェントを使っている場合の伝え方

具体的に日程変更を伝える場合は、どのように伝えるのでしょうか。

まず、転職エージェントを使っている場合の伝え方をみていきましょう。

転職エージェントって何?と気になった方は、転職エージェントとは。転職初心者にもわかるレベルで徹底解説。面談の費用は?を確認してください。

緊急でなければメールで転職エージェントに伝える

転職エージェントを使っていて、面接日程の3日前以前などの緊急ではない場合には、メールで転職エージェントに伝えましょう。

「何日以前の場合はメール」という決まりはありませんが、緊急だと判断しない場合は、電話でなくても構いません。

電話を1本入れておいても丁寧ですが、相手の忙しさも考慮しましょう。

メールでの伝え方

メールで伝える場合は、

  • 氏名(フルネーム)
  • 選考予定の企業名と日時
  • 変更希望日程を3つ以上
  • 変更の理由
  • 謝罪
  • 署名

を盛り込んで伝えるようにしましょう。

以下にメールを送る場合の例文を紹介しますので、参考にしてください。

〇〇エージェント
〇〇様(フルネーム)

いつもお世話になっております。〇〇(フルネーム)でございます。

面接の日程調整をしていただいた株式会社〇〇の件でご連絡です。
大変恐縮ではございますが、面接日程の変更をしていただきたく存じます。

11月11日(月)の11時よりお時間をいただいているご面接ですが、もし可能でしたら以下の日程で変更いただくことは可能でしょうか。

・11月13日(水)11時開始〜19時開始
・11月14日(木)14時開始〜17時終了
・11月15日(金)10時開始〜14時終了

上記日程で難しければ、別の日程でもご調整させていただきますので、おっしゃっていただけますと幸いです。

お時間を頂いている中、申し訳ございません。株式会社◯◯のご担当者様にもお詫びいただけますでしょうか。

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い致します。

署名

企業に直接応募している場合の伝え方

続いて、エージェントを介さずに企業に直接応募している場合の、日程変更の伝え方を解説します。

緊急でなければメールでOK

直接応募の場合も、転職エージェント経由の場合と同様に緊急でなければメールで構いません。

電話の場合は、企業の担当者の時間を奪うことになりますので、あまりにも先の日程を電話する必要はありません。

メールでの伝え方は、転職エージェントに伝える際の伝え方と同様です。

電話の場合はお礼とともにメールで再度連絡

緊急で連絡する必要がある場合は、必ず電話で連絡をしましょう。

電話で謝罪及び日程の調整をした後、再度メールで面接の日程や時間変更のお礼と日程の確認をするのがマナーです。

電話で伝える際には、以下の伝え方を参考にしてください。

企業:「お世話になっております。株式会社◯◯人事部の◯◯でございます。」

あなた:「お世話になっております。私中途(新卒)採用でお世話になっております、〇〇と申します。面接の日程の件でお電話を差し上げました。採用担当の方(名前がわかれば◯◯様)はおてすきでしたでしょうか。」

企業:「はい、お電話かわりました、◯◯です。」

あなた:「お世話になっております。只今中途(新卒)採用でお世話になっている◯◯でございます。11月11日の月曜日、11時からお時間をいただいている面接の件ですが、どうしても都合がつかなくなってしまいまして、面接の日程を変更していただきたくお電話を差し上げました。お時間をいただいていた中大変恐縮ですが、日程を変更していただくことは可能でしょうか。」

企業:「承知しました。11月12日火曜日の15時開始はいかがでしょうか?」

あなた:「ご提案いただいた中申し訳ございませんが、生憎その日程ですと業務の都合で伺うことができません。11月13日水曜日の11時開始から19時開始、11月14日木曜日の14時開始から17時終了、11月15日金曜日の10時開始から14時終了などでお時間をいただけますでしょうか。」

企業:「それでは、11月14日木曜日の14時開始でいかがでしょうか。」

あなた:「お忙しいところご調整いただきまして、ありがとうございます。それでは、11月14日木曜日の14時に伺います。私の都合でご迷惑をおかけしまして申し訳ございません。当日は、何卒よろしくお願い致します。」

電話の後には、以下のようにメールを入れておくことがマナーです。

◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯様(フルネーム)

お世話になっております。中途(新卒)採用でお時間をいただいております、◯◯(フルネーム)でございます。

先程はお忙しい中、お電話にてお時間をいただきまして、ありがとうございました。

この度はお忙しい中、私都合でお時間を変更していただきまして、誠に申し訳ございませんでした。

また、ご多忙の折、面接日程をご調整いただき誠にありがとうございます。

下記日程にて、貴重なお時間を頂戴いたしまして、貴社におうかがいします。

11月14日(木)14時開始

それでは当日、何卒よろしくお願い致します。

メールでの連絡時のマナー・注意点

メールのマナーと注意点

学生の場合はもちろん、今までの職務経歴によってはメールに慣れていない方も多いでしょう。

ここでは、メール連絡の際に知っておくべきマナー、注意点を解説します。

失礼がないように、きちんと準備しておきましょう。

宛先は正確に

絶対に間違っては行けないのは、「宛名」です。

宛名は、

  • 宛名の誤字脱字
  • 宛名はフルネーム
  • 宛先のメールアドレス

の3点を必ず確認しましょう。

メールの宛名は、関係性が深くない場合はフルネームで書くことがマナーです。

また、誤字脱字や宛先ミスは絶対にあってはならないことで、大きく評価を落とすことに繋がりますので、最新の注意を払いましょう。

件名で要件をわかりやすく

2つ目の注意点は、件名に要件をわかりやすく書くことです。

忙しいビジネスパーソンほど、メールの件名で重要度を判断して開封するかを決めるものです。

シンプルにわかりやすく、「面接日程のご調整につきまして(転職太郎)」などのようにひと目でわかるようにしましょう。

メールアドレスは会社のものではなく私用のもの

3つ目に、メールアドレスは会社のものではなく私用のものを利用するようにしましょう。

転職活動は「あなた個人」がしているものであって、「会社の人間として」しているものではありません。

会社メールアドレスから連絡することは、常識を疑われますので気をつけましょう。

また、明らかに業務中のメールや、深夜や早朝のメールも避けましょう。

本文を残して返信する

最後に、相手から送られてきたメール本文を残したまま返信することがマナーです。

まれに、メールの内容をわざわざ消して返信をしてしまう方がいますが、いままでのやり取りの流れがわかるように残しておくことが常識です。

通常の操作で返信をすれば、本文は残る仕様になっています。

面接当日にお詫びとお礼が必須

面接日程の再調整をしてもらった場合は、当日にもお詫びとお礼を伝えることがマナーであり、好印象です。

すでに電話やメールでお詫びやお礼をしていても、顔を合わせて直接改めてするのが礼儀です。

意外とできない人が多いため、誠意を伝えるチャンスです。

面接日程変更を企業側から依頼された場合

企業側から面接日程変更を依頼された場合は、企業の指示に従って速やかに対応しましょう。

  • メールの返信は24時間以内
  • 日程が合わない場合は複数幅広く代案を出す

メールは24時間以内に速やかに返信することがマナーです。

また、企業から提示された日程で予定が合わない場合は、複数幅広く(3つ以上)提案するようにしましょう。

「面接時間を変更されたので、評価が低いのではないか?」と気にされる方がいますが、全く問題ありませんので、気にせず選考に臨みましょう。

面接の日程変更は速やかかつ丁寧に

面接の日程変更の注意点と方法を具体的に解説しました。

面接の日程や時間変更は、1回であれば問題ありませんが、2回以上続いてしまうと印象が良くありません。

どうしようもない変更であれば仕方ありませんが、極力変更がない日程で確定させておくことが基本です。

変更をする場合は、分かり次第速やかに、かつ丁寧に感謝の思いをもって連絡するようにしましょう。

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