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転職面接時の受付のポイントは?受付時間と電話の仕方を含めて詳しく解説。

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転職面接では、受付は避けて通れないものの、「どうやって受付に声をかければ良いんだろう?」「内線電話が置いてあるだけだったらどうしよう?」など、不安が多いのではないでしょうか。この記事では、あり得るケースを想定して、受付の仕方を細かく解説します。きちんと準備して、面接当日に臨みましょう。

受付

転職面接は受付から始まっている

転職面接時の受付は、受付とはいえ失礼にならないように注意する必要があります。失礼な態度やマナー違反をしてしまうと、決して良い印象ではありません。この点から考えると、受付から転職面接は始まっていると言えます。

転職面接当日の受付のマナー

それでは、転職面接当日の受付に、実際にどのように臨めば良いかをみていきましょう。たかが受付、されど受付です。転職面接の受付で、どのように自己紹介を含めて挨拶をすれば良いのでしょうか。あり得るケースを想定して、きちんと準備をして臨みましょう。

転職面接の受付時間

受付の仕方の前に、受付時間の何分前に受付をするかを考えなければなりません。

転職面接の受付時間は、5〜10分前が基本です。

10分以上早く受付をしてしまうと、面接担当の方を急かす印象になってしまいます。逆に、約束時間の5分前を切って受付をすると、落ち着いて面接に入れず、バタバタした印象を与えてしまいます。

面接に限らず、ビジネスマナーとして受付は5〜10分前が基本なため、早すぎたりギリギリの受付をしてしまうと、ビジネスマナーを疑われてしまいます。

何らかのトラブルに備えて、15分〜30分前に会社に到着しておき、5分〜10分前に受付をすることがマナーです。

万が一遅刻をした場合の対処法

万が一遅刻をした場合は、遅刻をするとわかった時点で、電話で連絡しましょう。本日◯時から面接の◯◯と名乗り、遅刻する理由とあわせて伝えましょう。

電話がつながらない場合は、必ず担当の方のメールに連絡することが鉄則です。

また、遅刻をした場合には、受付時及び面接開始時に、必ず謝罪をすることを忘れないようにしましょう。

自己紹介を含めた受付の仕方

ここからは、いよいよ受付です。受付をする前に、身だしなみを整えてからお声掛けしましょう。ここでは、シーン別に具体的な受付方法を解説します。

ビルの1階に総合受付がある場合

大手企業に多い、ビルの1階に総合受付がある場合の受付方法です。

まず、受付の方にお声掛けし、「お世話になります(こんにちは)。本日◯時より中途採用面接のお時間をいただいております、◯◯と申します。本日は、よろしくお願いします。」とご挨拶するのがマナーです。転職面接の受付時の挨拶に迷われる方が多いかと思いますが、「お世話になります」もしくは「こんにちは」と挨拶すれば問題ありません。

この時、事前に◯◯宛に尋ねるように指示されている場合は、「◯◯様とお約束をいただいております。」と付け加えましょう。

このようにお声掛けをすることで、担当の方に繋いでもらえます。多くの場合は、入館証をもらい、該当企業のフロアに案内されますので、指示通りに動いてください。

オフィスの入口で内線電話が置いてある場合

続いて、総合受付ではなく、各フロアの各企業の入り口の前に内線電話が置いてある場合の受付方法です。

総合受付を経て、企業のフロアに着いた際にも、内線電話が置いてある場合があります。

この場合は、内線電話で約束をしている方の名前、もしくは人事部宛に電話をします。伝え方は、総合受付同様に、「お世話になります(こんにちは)。本日◯時より中途採用面接のお時間をいただいております、◯◯と申します。◯◯様とお約束をいただいております。本日は、よろしくお願いします。」で構いません。

多くの場合は、「担当の者がお迎えにあがりますので、受話器を置いてお待ち下さい」などと言われますので、指示に従ってください。待っている間は、スマホをいじったりせずに、スマホは電源を切り、立ったまま待ちましょう。「ソファ(椅子)にかけてお待ち下さい」と言われた場合は、指示に従って座っていても構いませんし、立ったまま待っていても構いません。周囲から見られている意識をもって待ちましょう。

受付がない場合

最後に、受付を設けていない企業の場合の解説です。

受付がない場合は、大きく以下3点の方法があります。

  • 付近を歩いている社員に声をかける
  • 外線に電話をかける
  • ドアをノックして社員に声をかける

フロアが、訪問企業のみしかない場合は、フロアに歩いている社員さんに声をかけ、面接に来た旨を伝え、担当の方に繋いでもらいましょう。

フロアに人がいない場合は、外線に電話をかけ、面接に来た旨を伝え、フロアに来ていることを伝えましょう。

もしくは、直接ドアをノックし、中にいる社員さんに声をかけても構いません。

どの方法でも構いませんが、失礼がないよう、また遅刻しないようにすることが重要です。

帰り際に受付に挨拶

転職面接の帰りには、受付にきちんと挨拶をしていきましょう。

内線電話のみ、もしくは受付なしの場合は、お見送りをしていただいた社員に対して、「本日はお忙しい中、お時間を頂戴しまして、ありがとうございました。それでは、失礼致します。」と挨拶します。

総合受付がある場合は、入館証を返しながら、「本日はありがとうございました。失礼致します。」と挨拶ができると好印象です。

転職面接の受付は失礼がないように

転職面接の受付時のマナーについて解説してきました。総合受付がある場合、内線電話で呼び出す場合、受付がない場合、どの場合でも、氏名と用件をきちんと名乗って挨拶しましょう。予め、どなた宛に伺うのかを確認し、はっきりと伝えられる準備をする必要があります。

受付のことを事前にイメージして準備をしないと、バタバタと慌ててしまうことになりかねません。受付の仕方を予めイメージして準備し、5分〜10分前に到着して余裕をもっておきましょう。受付から転職面接が始まっている意識で、後悔がないように臨んでください。

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