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安易な転職面接の辞退はNG!やむを得ない場合の辞退連絡は電話とメールで丁寧に。

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「中途採用の選考を受けているけれども、辞退しようか悩む。」転職市場が活発になった今、複数社を同時に応募していて、転職面接辞退に悩むことがあるのではないでしょうか。転職面接辞退は、簡単にして良いものではありませんが、やむを得ない事情の場合もあるでしょう。この記事では、転職辞退の連絡の際に最低限守るべきマナーを詳しく解説します。相手に失礼がないよう、きちんと理解しておきましょう。

転職面接辞退

転職面接の辞退はOK?

そもそも、転職面接の辞退は、してもOKなのでしょうか?詳しくみていきましょう。

辞退することは問題ない

転職面接の辞退は、してもOKかNGかで考えると、OKです。

転職に対する思考や予定の変化等、やむを得ない事情が発生することもありますので、絶対に辞退してはいけないというものではありません。

ただし、簡単に辞退して良いのかというと、そんなに軽く考えてはいけないことです。

転職面接は、企業の方が忙しい中時間を割いてくださっていることを忘れてはいけません。
失礼がないように、面接の辞退を伝えることが重要です。

ドタキャン・無断キャンセルは人としてNG

辞退をしてもOKとはいえ、ドタキャンや無断キャンセルは人としてNGです。

ドタキャンは、どうしてもやむを得ない場合がありますので、絶対にしてはダメということではありませんが、必ず丁寧に謝罪の連絡をすべきです。

しかし残念ながら、世の中には平気で無断キャンセルをする人がいます。本当にあり得ませんので、絶対にやめましょう。

企業は、あなたのために貴重な時間を割いて待ってくれています。そんな中、無断でキャンセルをするというのは、人としてあるまじき行為ですし、どこかで自分にツケが回ってくるものですよ。

転職面接の辞退に適切なタイミング

万が一転職面接を辞退する際は、辞退を決めたタイミングで企業に連絡をしましょう。
転職エージェントを利用している場合は、転職エージェントに連絡をします。

極力、面接の3日以上前に連絡をするようにし、それ以降のいわゆるドタキャンは避けましょう。
転職面接の前日・当日の辞退は、正直人としてのマナーを疑われますので、よほどの理由がない限りNGです。ただし、どうしても当日にキャンセルしなければならない場合は、必ず連絡をして謝罪をすることがマナーです。

伝え方のポイント

辞退を伝える際には、以下のポイントを押さえて伝えるようにしましょう。

  • 嘘はつかず、素直に正直に理由を伝える
  • 余計な言い訳はしない

とにかく正直に、言い訳をせずに伝えることが重要です。変に嘘をつくと、どこで話がこじれるかわかりませんし、今後お仕事でお付き合いをしないとも限りません。誠実に対応しましょう。

転職面接辞退の伝え方

転職面接をやむを得ず辞退する場合は、適切な伝え方をする必要があります。伝え方次第で、企業の印象が全く異なりますし、お互いが気持ちよく次に進めます。特に、転職面接で内定をいただいた後の辞退は、伝え方が非常に重要です。マナーを理解しておきましょう。

メール及び電話がマナー

転職面接を辞退する際には、必ずメール及び電話で連絡するようにしましょう。

よくあるパターンは、メールのみで連絡をすませ、電話で直接会話することを逃げてしまうパターンです。これでは、印象が良くありません。
まず電話で連絡を入れ、繋がっても繋がらなくても、メールにて再度連絡を入れるのが鉄則です。

メールの文例

メールで連絡をする際には、失礼がないように、慎重にお伝えするべきです。メールでは、件名に結論を記載し、本文で辞退理由をきちんと説明しましょう。

送るタイミングは、極力先方の営業時間内にしたいところです。緊急の場合で、どうしても夜間に連絡をしなければならない場合は、「夜分遅くに失礼致します。」と前置きをしてメールを送りましょう。

◯面接設定後に辞退する場合◯

件名:【中途採用面接辞退のご連絡】山田太郎

株式会社〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。〇月〇日の〇時よりご面接のお時間を頂戴しております、山田太郎と申します。

お忙しい中お時間をいただいているところ、大変恐縮ではございますが、次回の選考をご辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

他社様に内定をいただき、そちらでお世話になることに決めました。貴社にご選考を頂いていた中、このような結果になりまして、申し訳ございません。

私都合のお願いで恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦いただけますよう、よろしくお願い致します。

末筆ながら、貴社のより一層のご発展を、心よりお祈り申し上げます。

【署名】

◯転職面接後/内定後に辞退する場合◯

件名:【中途採用面接辞退のご連絡】山田太郎

株式会社〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。中途採用面接にてお世話になっております、山田太郎と申します。

選考通過(or内定)のご連絡をいただいておりました中、大変恐縮ではございますが、
貴社の選考をご辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

貴社の業務内容や社風等を深く伺っていく中で、自身の能力や人物に合わないのではと感じたためです。貴社にご選考を頂いていた中、このような結果になりまして、申し訳ございません。

私都合のお願いで恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦いただけますよう、よろしくお願い致します。

末筆ながら、貴社のより一層のご発展を、心よりお祈り申し上げます。

【署名】

◯転職エージェント経由で辞退連絡をする場合◯

件名:【◯◯社/中途採用面接辞退のご連絡】山田太郎

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。◯◯社の選考のご支援をいただいております、山田太郎です。

選考通過(or内定)のご連絡をいただいておりました中、大変恐縮ではございますが、
選考をご辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

選考を進めていく中で、自分の希望と◯◯社の仕事内容にGAPを感じたこと、給与面が合わないことが理由です。
ご紹介頂いていた中、このような結果になりまして、申し訳ございません。

私都合のお願いで恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦いただけますよう、よろしくお願い致します。
◯◯社にも、お詫びいただけますよう、何卒よろしくお願い致します。

【署名】

電話でのトーク例

メールでの連絡をしたら、必ず電話もしましょう。

(企業)「はい、株式会社◯◯総務部の△△です。」

(自分)「お世話になっております。◯月◯日◯時に、中途採用面接でお世話になる予定の、山田太郎と申します。人事部の◯◯様はお手すきでしたでしょうか。」

(人事)「お電話代わりました。◯◯です。どうされましたでしょうか?」

(自分)「私都合で大変恐縮ではございますが、御社の選考をご辞退させていただきたく、お電話を差し上げました。」

(人事)「そうでしたか、差し支えなければ、ご辞退の理由を伺えますか?」

(自分)「並行して進めていました他社様から内定をいただきまして、非常に悩みましたが、そちらへの入社を決めたためです。」

(人事)「そうですか、おめでとうございます。弊社にとっては残念ですが、山田様のご活躍をお祈りしております。ご辞退の件は、承知いたしました。」

(自分)「私都合でご迷惑をおかけしているなか、お心遣いをいただきまして、ありがとうございます。お忙しいところお時間をいただきまして、ありがとうございました。それでは、失礼致します。」

ここでも、メール同様、結論を端的に伝えましょう。

内定辞退や、直前の辞退の場合は、「大変なご迷惑をおかけいたしまして、心苦しい限りですが」など、更に一層心を込めてきちんと謝罪しましょう。
エージェントに電話する際も、同様です。

なかには、電話は不要で、メールのみで辞退連絡をすれば良いと考える方もいます。しかし、企業としては、わざわざ電話で丁寧に連絡をもらえれば、悪い気はしないですし、むしろ好印象です。
人として、大切なこを積み上げるべきだと私は考えます。

辞退連絡の前に本当に選択が正しいか考える

転職面接の辞退時の連絡方法について解説しました。
冒頭でも述べた通り、辞退は軽く考えて良いものではありません。本当に辞退の選択をして良いのか、連絡をする前に再考しましょう。あなた一人の面接のために、多くの方が動いてくれています。忙しい中いただいたご縁を簡単に無駄にするのではなく、きちんと受け切る意識も重要です。

やむを得ない事情の場合は、メール及び電話できちんと謝罪をし、お互いが気持ちよく次に進める終わり方ができるようにすることが大切です。

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